Privatlivspolitik

-

medlemsnummer

-

type (personligt, barn/uddannelsessøgende op til 25 år, virksomhed/sponsor)

-

kontingent betalt

-

medlemsgave udleveret.

-

Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger: Navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse

BESTYRELSESMEDLEMMER:
Almindelige personoplysninger:

-

Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse

-

Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer

-

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: Fødselsdato

UDSTILLERE:
Almindelige personoplysninger:

-

Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse

-

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: Cpr. Nr., Bankkonto

HER INDSAMLER VI OPLYSNINGER FRA:
Normalt får vi oplysningerne fra dig.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

-

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)

-

At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig

-

Behandling efter lovkrav

-

Behandling med samtykke

FORMÅLENE:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

-

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

-

Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning

-

Opfyldelse af lovkrav

-

Levering af varer og ydelser du har bestilt

-

Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af oplysninger om bestyrelsesmedlemmer og udstillere:

-

Håndtering af bestyrelsesmedlemmers hverv og pligter i foreningen

-

Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser

-

Opfyldelse af lovkrav

-

Udbetaling af udlæg, refusioner og lignende

-

Administration af din relation til os

VI BEHANDLER KUN PERSONOPLYSNINGER UD FRA LEGITIME INTERESSER
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

-

Deltagelse i aktiviteter i vort regi

-

udstillinger, informationsudsendelse

-

Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til
generalforsamling

-

Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

-

Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i
foreningen

-

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen

-

Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene

-

Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som bestyrelsesmedlem:

MEDLEMMER:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

-

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

BESTYRELSESMEDLEMMER OG UDSTILLERE:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

-

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

LØNNEDE LEDERE OG TRÆNERE:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

-

Bogføringsbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

-

Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt